GUIDELINES FOR THE APPOINTMENT OF THE TRIBUNAL OF THE THESIS

The doctoral student will present the proposal of 7 specialist doctors, which will include five regular members and two alternates. The order of the proposal must be: 1) President; 2) Secretary; 3) Member 1; 4) Member 2; 5) Member 3; 6) Substitute 1; 7) Substitute 2. Although the CAD normally appoints the Tribunal following the proposed order, there may be changes for various reasons (proximity,…). Therefore, it is important to duly justify the reasons for choosing the members of the tribunal in the proposal.

Important requirements to take in account are:

• The proposal must contain at least one member of the UPM, who will be appointed as President or Secretary. If there are two UPM members, one will be the President and the other the Secretary.
• There cannot be more than two members from the same institution in the proposal (even if the third member is a substitute). In the same way, there cannot be more than two members of the same center, even if they are ascribed to different institutions (for example, there cannot be three members of the CBGP even if two belong to the UPM and one to the INIA).
• In the case of an international thesis, one of the members of the tribunal must belong to a non-Spanish higher education institution or research institute. However, the supervisor of the stay abroad cannot be a member of the thesis panel. Depending on the circumstances, it may be convenient to propose a foreign substitute to ensure that the thesis is eligible for the International Mention.
• It is convenient to propose members from around Madrid, in order to save on trips. The UPM values the proximity of the proposed members in the election of the tribunal. Thus, the CD may not follow the order of the proposed tribunal, selecting members from the proximity of Madrid initially proposed as alternates.
• In the event that a member of a non-Spanish institution is proposed even though it is not necessary for the thesis (for not opting for the International Mention), the Thesis Director will be responsible for the trip. To this end, the Thesis Director must submit a letter addressed to the CD according to a proposed model where he/she indicates that he/she will be responsible for the travel costs. In the same way, in the event that a member of a non-Spanish institution is proposed as a substitute, the Thesis Director must deliver a similar document indicating that, if it were necessary to convene a second member of the tribunal from a non-Spanish institution, he/she will take care of the travel costs.

The documents related to the Tribunal's proposal that must be delivered to the Academic Committee of the Program are the following:

• Proposal for the Tribunal of the Thesis Defense, accompanied by a reasoned report (less than 4000 characters) on the suitability of each and every one of the proposed members to constitute the doctoral thesis evaluation tribunal.
• Acceptance of each member of the Doctoral Thesis tribunal..

In order to be able to fill-in the information in the system more easily and to avoid errors, the file of the Doctoral Thesis Defense Tribunal Proposal must be sent in parallel to the Doctorate Secretariat by email.

In order to be able to introduce into the system the information more easily and to avoid errors, the file for the Proposal for the Tribunal of the Thesis Defense must be sent in parallel by email to the Doctorate Secretariat by email.

UPM REGULATIONS

Most of the information is contained in the Regulations for the Preparation and Defense of the Doctoral Thesis. These are the important articles:

Artículo 22. Propuesta de miembros del tribunal-Proposal of members of the tribunal

La Comisión Académica del Programa de Doctorado debe realizar una propuesta de siete doctores con experiencia investigadora acreditada, y especialistas en la materia a que se refiere la tesis o en otra que guarde afinidad con la misma. Esta propuesta será presentada a la Comisión de Doctorado de la UPM antes del depósito de la tesis doctoral, e irá acompañada de un informe razonado sobre la idoneidad de todos y cada uno de los miembros propuestos para constituir el tribunal de evaluación de la tesis doctoral. Deberá quedar acreditada la aceptación de los miembros propuestos para formar parte del tribunal. En caso de tesis doctorales que estén sujetas a cláusulas de confidencialidad, todos los miembros propuestos deberán firmar una declaración comprometiéndose a mantener el contenido en la más estricta confidencialidad. No pueden formar parte de la propuesta de un tribunal de tesis más de dos miembros de la misma universidad u organismo. Un miembro no podrá formar parte de la propuesta de un tribunal si cumple cualquiera de los criterios de abstención establecidos en el artículo 28 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre. Los profesores pertenecientes a los cuerpos docentes universitarios podrán formar parte de los tribunales de tesis doctorales aunque se hallen en situación de excedencia, jubilación, servicios especiales o en comisión de servicios, siendo considerado en este último caso como pertenecientes a aquella universidad en la que prestan sus servicios en ese momento. Los profesores jubilados serán considerados como pertenecientes a la Universidad en la que estaban desempeñando sus funciones. La Comisión de Doctorado de la UPM podrá solicitar información complementaria para valorar la idoneidad de los candidatos propuestos si la que se ha aportado se considera incompleta.

Artículo 28. Nombramiento del tribunal

Junto con el acuerdo por el cual se notifica la autorización a trámite de la defensa de la tesis doctoral y en vista de la propuesta de tribunal presentada por el centro responsable del programa de doctorado, la Comisión de Doctorado de la UPM aprobará el tribunal que deberá juzgar dicha tesis. El tribunal estará compuesto por cinco miembros titulares y dos suplentes. No pueden formar parte de los tribunales de tesis más de dos miembros de la misma universidad u organismo. Un miembro no podrá formar parte del tribunal si cumple cualquiera de los criterios de abstención establecidos en el artículo 28 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre. La Comisión de Doctorado de la UPM, siguiendo la normativa establecida, designará entre los miembros del tribunal a un presidente y a un secretario. En caso de renuncia por causa justificada de un miembro titular del tribunal, el presidente procederá a sustituirle por un suplente. Si hay que sustituir al presidente por una causa sobrevenida, lo sustituirá la persona que proponga el centro responsable del programa de doctorado de entre el resto de miembros que forman parte del tribunal. En todo caso, la sustitución se tiene que comunicar en el plazo más breve posible a la Comisión de Doctorado de la UPM. El nombramiento del tribunal se comunicará al centro responsable del programa de doctorado para que haga llegar a cada uno de los miembros del tribunal la notificación de la designación y una copia de la tesis doctoral. El centro responsable del programa de doctorado también deberá notificar al doctorando y al director o directores, en el plazo máximo de cinco días, el nombramiento del tribunal. Desde el nombramiento del tribunal, se dispondrá de un plazo máximo de tres meses para que se realice la defensa de la tesis. En caso contrario, se deberá volver a presentar una propuesta de miembros del tribunal a la Comisión de Doctorado de la UPM.

Un punto adicional importante es que el RD 99/2011 indica que no pude haber bajo ningún concepto más del 50% de un tribunal en de una única institución. Ello puede restringir las posibilidades del tribunal en caso de que uno de los miembros falle a última hora y debe ser tenido muy en cuenta para evitar incurrir en un error.